Задачи партионного учёта. Связь партионного учёта с введением электронных ВСД.
Автор – Роман Никитин, руководитель проектов (складская логистика).
Компания «Первый БИТ», Санкт-Петербург.
- Что такое партионный учёт?
- Задачи партионного учёта.
- Как он связан с ГИС Меркурий?
Что такое партионный учёт?
Партионный учёт – это один из способов складского учёта товаров (продуктов и т.д.), основным признаком которого является возможность отслеживания количественного остатка по каждой поступившей партии. При этом, как правило, каждая поступившая партия одинакового товара хранится отдельно от предыдущих. Партией при партионном учёте понимают номер партии, который генерируется и устанавливается производителем.
Партии товаров поступают от поставщиков по транспортному документу. Один транспортный документ может включать несколько разных партий товара от одного поставщика. Допускается и обратная ситуация, когда разные документы поставки включают одинаковый номер партии.
Для полного осуществления партионного учёта требуется идентификация каждой партии товара на складе. Для этого используется штрихкодирование. Штрихкод может проставлять завод-производитель или предприятие, которое сбывает товар, например, оптовые сети. Для считывания данных штрихкода используются сканеры штрихкода или специализированные терминалы сбора данных (ТСД). Штрихкод при этом должен соответствовать необходимому формату и содержать в себе как информацию о самом товаре, так и о номере партии. Пример такого штрихкода:
Задачи партионного учёта
Важно отметить, что на практике основные задачи партионного учёта связаны именно с контролем и учётом товара, среди которых можно выделить:
- Контроль приёмки/отгрузки конкретных партий товара.
- Минимизация ошибок при работе с партиями товара на складе, например, исключение пересортицы между партиями.
- Оперативный расчёт себестоимости проданного товара или выпущенной продукции.
- Контроль остатков каждой партии на складе.
Партионный учёт подходит организациям, которым необходимо вести дополнительную аналитику учёта товара согласно каким-либо требованиям. Это актуально для компаний, имеющих собственное производство или имеющих особенности товарооборота с потребителями. Например, требование к остаточному сроку годности при отгрузке товаров питания или оперативный учёт остатков при массовой продаже (детали и т.п.).
Как он связан с ГИС Меркурий?
До повсеместного внедрения ГИС Меркурий лишь единицы производителей использовали для идентификации своей продукции штрихкод составного типа, содержащий в себе зашифрованный номер партии и идентификатор товара. Для гарантии качества продукции конечным потребителям было решено реализовать возможность получения всей необходимой информации о товаре. Условно, чем прививали корову до того, как из её молока приготовили творог. Каждой партии произведённых продуктов присваивается ветеринарный сертификат и собственный штрихкод. Штрихкод и ВСД в совокупности позволяют отследить весь жизненный цикл продукции.
Особенностью работы с ГИС Меркурий является требование к перемещению товара вне склада только в сопровождении электронных ветеринарных сопроводительных документов - ЭВСД: каждый приход товара на склад сопровождается ЭВСД и каждый расход товара сопровождается ЭВСД. После оформления ветеринарного сертификата в ГИС Меркурий автоматически формируется форма для печати данного ветеринарного сертификата, на которой отображаются данные сертификата и уникальный идентификационный номер.
В совокупности это означает введение на законодательном уровне партионного учёта для участников цепочки поставок продуктов питания. Без его внедрения на предприятии остается вероятность возникновения ошибок человеческого фактора, например, путаница номеров партий при отгрузке со склада. Несоответствие номера отгруженной партии номеру партии в ГИС Меркурий влечёт за собой дополнительные финансовые затраты на возврат партий или временные затраты на переоформление ВСД.
При этом, явно прослеживается необходимость внедрения WMS (систем управления складом), чтобы отслеживать приход и расход товара в разрезе партий, и учётных систем для автоматического оформления ВСД. WMS решения позволяют вести учёт партий и серийных номеров, автоматически отслеживать истекающий срок годности. В качестве учётной системы, позволяющей значительно упростить работу с ГИС Меркурий, «Первый БИТ» рекомендует использовать «1С:Предприятие 8. Управление ветеринарными сертификатами». Система позволяет автоматизировать обмен данными с ФГИС Меркурий для получения электронных ветеринарных сопроводительных документов, обеспечить хранение, обработку и выборку полученной информации по ветеринарным сопроводительным документам. WMS и учётные системы дополнят и облегчат работу в ГИС Меркурий, позволив избежать ручного ввода информации в систему и тем самым исключив риск возникновения ошибок.
Необходимость использования WMS и учётных систем можно распределить следующим образом:
- Логистические узлы: интеграция WMS с ГИС Меркурий для автоматического оформления транспортных ВСД, а также контроля работы с поставщиками в части проверки корректности партий.
- Производители: интеграция учётной системы с ГИС Меркурий для автоматического оформления производственных и транспортных ВСД.
- Преимущества использования ЭВСД для бизнеса:
- Сокращение времени на оформление ветеринарной сопроводительной документации за счёт автоматизации процесса.
- Автоматический учёт поступившего и убывшего объёма продукции на предприятии (холодильнике, складе, МПП и т. д.).
- Ввод и хранение информации об отобранных пробах для исследования ввозимой продукции.
- Возможность отслеживания перемещения партии груза по территории Российской Федерации с учётом её дробления.
- Снижение трудовых, материальных и финансовых затрат на оформление ВСД за счёт замены защищённых бумажных бланков ВСД электронными версиями.
- Минимизация человеческих ошибок, благодаря наличию готовых форм для ввода информации, а также проверки вводимых пользователем данных.
- Создание единой централизованной базы данных для быстрого доступа к актуальной информации, для формирования отчетов, поиска и анализа информации.
Несмотря на то, что правительство перенесло срок на обязательное оформление ВСД в электронном виде на 1 июля 2018 года, времени осталось немного. Компаниям необходимо заложить на переход несколько месяцев на весь процесс. Необходимо успеть зарегистрироваться в ГИС Меркурий - получение доступа к системе может занять несколько дней; настроить интеграцию из вашей программы с ГИС Меркурий; обучить сотрудников, которые будут работать в системе. Если за полгода компании не успеют наладить весь процесс, то 1 июля их ждёт большой сюрприз. Продукцию невозможно будет перевезти, продать, или закупить сырье для производства. Работа и бизнес остановятся, пока не будет осуществлён переход на ЭВСД.