Платежный календарь в 1С

Чтобы сохранять стабильность, компании необходимо контролировать баланс на расчетном счете, чтобы своевременно соблюдать финансовые обязательства перед партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками и контролирующими органами. От этого зависит сохранение ликвидности, платежеспособности и деловой репутации предприятия в целом.

Избежать трудностей поможет ведение платежного календаря. В статье расскажем, как устроен платежный календарь в различных конфигурациях 1С и почему он необходим бизнесу любого масштаба.

Платежный календарь (ПК) – удобный инструмент для оперативного планирования и управления денежными потоками компании, а также контроля за исполнением графика платежей.

С его помощью финансовый директор, бухгалтер или собственник могут планировать закупку оборудования, запуск новых направлений, выплату зарплаты, выстраивать отношения с поставщиками и покупателями. ПК покажет, когда планируются крупные расходы или поступления, чтобы между операциями не допускать «дыр» в бюджете, так называемых, кассовых разрывов.

Платежный календарь нужен, чтобы:

• повысить оборачиваемость денежных средств;
• обеспечивать необходимый уровень ликвидности; помогать выявлять «замороженные» активы;
• структурировать денежные потоки с учетом видов деятельности;
• заранее выявлять недостаток денежных средств, необходимых для проведения расчетов;
• корректировать план поступления платежей с учетом изменившейся ситуации;
• управлять потоками доходов и расходов, чтобы не создавать дефицита денег;
• расставить приоритеты в очередности платежей;
• создать финансовый резерв на случай непредвиденных обстоятельств.

Для ведения простого платежного календаря подойдет и Excel-таблица. Однако в случае ошибки потребуется значительное время для ее поиска, и, кроме того, сам формат формирования отчета заранее ограничен определенным набором данных.

Программы 1С облегчают задачу по сбору и распределению показателей: нет необходимости вносить данные вручную, расчет происходит автоматически, а вероятность ошибки исключена.

Возможности и настройки платежного календаря в 1С

Функционал платежного календаря доступен в различных программах финансового учета. Рассмотрим функциональные возможности каждой из систем.

• БИТ.ФИНАНС
• 1С:Бухгалтерия
• 1С:Управление торговлей
• 1С:Управление нашей фирмой
• 1С:Комплексная автоматизация
• 1С:ERP
• 1С:Управление холдингом

Платежный календарь в БИТ.ФИНАНС

БИТ.ФИНАНС представляет единый инструмент для оперативного планирования и контроля движения денежных средств. Он позволяет максимально быстро формировать отчеты для руководства и при этом в режиме реального времени учитывать наличие остатков по бюджету и состояние взаиморасчетов с контрагентами.

Платежный календарь в БИТ.ФИНАНС отражает:

• Остатки на счетах и кассах;
• Фактически исполненные платежи;
• Планируемые платежи и плановые поступления денежных средств;
• Остатки по прогнозам платежей и поступлений денежных средств;
• Неснижаемый остаток по счету или кассе;
• Денежный поток по счету или кассе;
• Остатки по неоплаченным ранее заявкам на расходование денежных средств.

Для создания платежного календаря в БИТ.ФИНАНС доступна обработка «Рабочее место казначея» (раздел «Казначейство» - «Рабочее место казначея»).

Платежный календарь строится на основе введенных в систему заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений. Сюда попадает информация о согласованных заявках, заявках, включенных в реестр платежей, об оплаченных, либо частично оплаченных заявках, а также неоплаченных, но просроченных заявках.

По каждому документу можно вывести в отдельные колонки основные реквизиты и аналитики: статью оборотов, ЦФО, вид и назначение платежа, валюта, проект и др.

В платежном календаре БИТ.ФИНАНС обороты разбиты на управляемые и неуправляемые поступления и списания. Управляемые обороты формируют документы поступления или выплаты ДС, неуправляемые – установка лимитов и безакцептное списание.

Одно из преимуществ БИТ.ФИНАНС – это гибкость и возможность балансировки платежей по разным юридическим лицам и банковским счетам, чтобы вовремя избежать кассовых разрывов.

В платежном календаре можно перенести сумму платежа на другой день или другой расчетный счет/кассу, изменить или разбить платеж (сумма платежа может быть уменьшена, при этом на сумму разницы автоматически создается новая платежная позиция).

Рабочее место позволяет отметить и переместить нужные заявки в реестр для группового согласования и оплаты, либо автоматически создать платежные документы, что значительно экономит время казначея.

О кассовом разрыве БИТ.ФИНАНС предупредит заранее: предупреждение появится в виде отрицательного остатка — он отражает состояние счетов компании с учетом запланированных расходов и поступлений.

Платежный календарь в 1С:Бухгалтерия 8.3

Платежный календарь в 1С:Бухгалтерия отображает следующие 6 разделов:

С помощью платежного календаря в 1С 8.3 Бухгалтерия можно выстроить приоритет исполнения статей расходов или типов платежей в зависимости от установленных договором сроков, утвержденного порядка расчетов и других важных параметров.

Пользователь может группировать платежи по видам – безналичным и наличным – и по источнику оплаты – расчетный счет или касса организации. Для каждого типа календаря назначается ответственный сотрудник и порядок согласования платежей.

Если платежный календарь подсвечивает суммы красным, значит денег не хватает и есть кассовый разрыв. Подробнее о том, как настроить платежный календарь в 1С Бухгалтерия 8.3, рассказали в статье.

Платежный календарь в 1С:Управление торговлей (УТ)

В системе 1С:Управление торговлей создано удобное рабочее пространство для управления платежами, позволяющее распределять их по времени и источнику финансирования (конкретный расчетный счет или касса).

При формировании платежного календаря гораздо удобнее ориентироваться не по графику платежей, а по заявкам на расходование денежных средств. Поэтому в рамках рабочего места в 1С:УТ доступны различные режимы работы с данными.

Режим «Заявки – Календарь» предназначен для распределения заявок по счетам и кассам. Он выводит список заявок, а также информацию об остатках и оборотах, группируя данные по банковским счетам/кассам в разрезе валюты. Можно распределить как отдельную заявку, так и несколько одновременно. ЗРДС распределяется на ближайшую дату оплаты и наиболее подходящий банковский счет (кассу), на котором имеется достаточное количество средств.

Режим «Календарь – Платежи» предназначен для детальной работы с данными календаря. Основное окно для работы с платежным календарем в 1С:УТ имеет древовидную структуру. Банковский счет/касса выступает узлом дерева, при разворачивании которого отображается информация о поступлениях и списаниях ДС.

Поступления и списания детализируются до документов оперативного планирования платежей (объектов оплаты). Также можно настроить горизонт планирования (выбрать количество дней) и фильтровать по организациям, валюте или источникам ДС.

В этом режиме вы можете изменять параметры объектов оплаты (дата оплаты, банковский счет/касса) и группировать объекты расчетов (накладные, заказы, заявки и др.) по различным параметрам (статье, операции, подразделению, приоритету заявки и др.).

Режим «Список заявок» предназначен для распределения заявок по счетам и кассам. В этом режиме отображается только список распределенных и нераспределенных заявок. В рамках платежного календаря пользователь может:

• отбирать заявки, требующие распределения по банковским счетам/кассам и дням оплаты.
• группировать заявки по подразделению, операции, получателю, приоритету статьи или самой заявки и др.
• совершить частичную оплату по заявке, разделив сумму заявки по датам платежа и нескольким банковским счетам/кассам.
• отменить оплату заявки в указанный день с указанного банковского счета/кассы.

В случае выявления кассовых разрывов соответствующие значения выделяются красным цветом. Для управления данными для расчета плановых остатков ДС существует форма «Настройки платежного календаря». Например, остатки денежных средств в платежном календаре можно сгруппировать по валютам в разрезе банковских счетов/касс.

Платежный календарь в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ)

Платежный календарь 1С:УНФ - это интерактивное рабочее место, где можно видеть план денежных поступлений и выплат за определенный период времени, а также перемещать денежные средства между банковскими счетами и кассами.

Что можно сделать в 1С:УНФ с помощью платежного календаря?

• вести и согласовывать заявки на расход ДС
• планировать поступление денег, включая оплату заказов от покупателей
• оплачивать заказы поставщикам
• резервировать деньги под конкретную заявку

Структура платежного календаря напоминает таблицу, где в столбцах отображаются суммы поступлений и выплат, а в строках – назначение платежей, расчетные счета, кассы и документы.

Цвет остатка денежных средств информирует о финансовом положении компании: зеленый цвет свидетельствует о достаточности средств для покрытия обязательств и сохранения платежеспособности, красный – о возможной нехватке средств и риске кассового разрыва.

Для удобства анализа в 1С:УНФ доступно формирование платежного календаря на основе заказов покупателей/поставщиков и документов планирования. Фильтрация данных по аналитическим показателям позволяет получить детальную информацию по организациям, счетам, кассам и документам.

Платежный календарь можно представить в виде наглядной диаграммы – детальной или сводной. Детальная диаграмма покажет информацию об остатках на всех счетах и кассах. Сводная же диаграмма представляет общие суммарные остатки по всем местам хранения с учетом данных планирования.

Для предотвращения кассового разрыва пользователь может переместить даты поступлений и платежей, а также изменить места хранения средств. Перемещать суммы можно простым «перетягиванием», не выходя из отчета. Программа автоматически создаст необходимые документы после внесения изменений.

В платежном календаре можно реализовать процесс согласования оплат. Утвердить или отклонить заявку можно не покидая платежный календарь. Также ПК может быть использован для составления бюджета денежных средств компании - достаточно лишь указать период с требуемой степенью детализации.

Платежный календарь в 1С:Комплексная автоматизация (КА) и 1С:ERP

Платежные календари в 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP идентичны и представляют собой аналитический отчет, отражающий поступления, списания и остатки денежных средств. В данных конфигурациях кассовые разрывы наглядно отражаются как отрицательные суммы остатка на банковском счете или в кассе организации.

Всего для вида календаря существует три режима: Заявки/Календарь, Календарь/Платежи, Список заявок. Оптимально использовать режим «Календарь - Платежи», поскольку он предоставляет доступ ко всем документам, подтверждающим получение и использование денежных средств. В этом режиме он отображает остатки на счетах организации, ожидаемые поступления и запланированные расходы.

В платежном календаре отображаются заявки на расход ДС со статусами "Согласована" или "Не согласована". Заявки со статусами "К оплате" и "Отклонена" в этом отчете не учитываются.

Пользователь может настроить платежный календарь на определенный период планирования, а также выбрать конкретного поставщика или клиента, счет или кассу. Система позволяет установить видимость несогласованных ЗРДС, поступления денег в разрезе расчетной документации, а также расходы, осуществленные независимо от заявок. Подробнее, как настроить платежный календарь в 1С:КА и 1С:ERP, разобрали в статье.

Платежный календарь в 1С:Управление холдингом (УХ)

С помощью платежного календаря в 1С:Управление холдингом можно заранее запланировать дни платежей, кассовые разрывы, стоимость переводов. Программа предоставляет детальную информацию о движении средств по каждому дню, отображает заявки на платежи для текущей даты или дает возможность перенести их на другой день.

Все данные в платежном календаре представлены в виде таблицы, где столбцы соответствуют периодам, а строки – остаткам и оборотам. Обороты классифицируются по категориям: списания, неуправляемые поступления (возникающие при безакцептном списании или при установке жестких лимитов) и управляемые поступления (формируются на основе документов о поступлении средств или выплатах).

Платежный календарь 1С:УХ демонстрирует информацию в иерархическом порядке, разбивая ее по организациям, банковским счетам/кассам, пулам ликвидности, видам денежных средств и валютам. Такая структура особенно полезна для холдингов с международной деятельностью.

По каждой группировке этой иерархии вы сможете:

• видеть начальные остатки денежных средств на выбранную дату;
• корректировать план прихода/расхода денежных средств по дням в разрезе краткосрочного планирования;
• настраивать свернутые данные по планируемым платежам и остаткам денежных средств вперед на неделю/месяц/квартал/год и т.д.

Платежный календарь позволяет создавать распоряжения о перемещении денежных средств между источниками платежей, например, планировать перевод денег с одного счета на другой. Если у вас есть кредитные инструменты, такие как открытая кредитная линия, вы можете из этого отчета сразу же формировать заявки на получение средств от кредитных организаций.

Еще один интересный механизм платежного календаря в 1С:УХ – вероятностное прогнозирование и стресс-тестирование ликвидности: можно смоделировать платежную ситуацию, назначить платежи по собственному усмотрению, а затем наблюдать, как меняется картина оплаты. Все детали по автоматизации платежного календаря в 1С:УХ описали в статье.

Вывод

Важно вести не только заявки на расходование денежных средств и грамотно планировать расходы на определенные даты, но и заводить плановые поступления по счетам и договорам. Наилучшим вариантом такого планирования может стать платежный календарь.

Это полноценный инструмент финансового управления денежными средствами предприятий любого масштаба и надежный помощник для каждого финансового директора или руководителя казначейской службы.

С помощью ПК можно увидеть перспективную картину платежей на нескольких уровнях: по дням, неделям или на более долгий период (на месяц, например). Использование платежного календаря повышает платежную дисциплину, позволяет вовремя обнаруживать кассовые разрывы и сделать процесс исполнения платежей прозрачным и прогнозируемым.