Отчёт БДДС

В этой статье мы подробно разберемся с термином БДДС, что входит в состав отчета и как правильно его формировать.

Что такое БДДС?

Отчет по бюджету движения денежных средств (БДДС) представляет собой план, отражающий денежные поступления и платежи, созданный в разрезе необходимого периода. Бюджеты обычно планируются на месяц, но также встречается и более длительная планировка. Например, можно спланировать бюджет на год вперед и разбить его по месяцам.

При расчете бюджета учитываются только движение денежных операций. Простыми словами БДДС – это план, отражающий источники движения денежных средств предприятия.

Какая деятельность лежит в основе составления БДДС

Чаще всего в БДДС нуждаются именно руководители компаний, так как отчет позволяет грамотно управлять финансовыми потоками. Важно понимать, что финансов хватит на оплату входящих счетов и выплату заработной платы сотрудников.

Допустим, зарплата выплачивается в организации раз в две недели, а переводы по коммунальным счетам производятся раз в месяц. БДДС в этом случае позволит руководителю понять, насколько уменьшится сумма остатка денежных средств на счету компании, и в случае необходимости принять меры до даты нового платежа.

Иногда требуется спрогнозировать более крупные суммы, в этом случае бюджетирование движения денежных средств также оказывается полезным. Возможно, часть средств можно во что-то вложить для получения процентов.

В случае возникновения избытка денежные средства могут пойти на развитие организации. Это лучше, чем если они будут просто лежать на счету без применения.

Таким образом, БДДС помогает руководителю спрогнозировать уровень денежных средств на счетах и вносить необходимые корректировки.

Основные функции БДДС

• Возможность распределения финансов на год или месяц.
• Анализ эффективности финансовых стратегий бизнеса.
• Прогноз объема кредитов и просчет срока выплаты.
• Сравнение плановых показателей движения денежных средств по отношению к фактическим.

Этапы формирования БДДС

Формирование отчета бюджета движения денежных средств – важная часть бизнес-процессов организации. БДДС напрямую связан с другими бюджетами, поэтому его составление можно разделить на следующие этапы:

• На первом этапе сформируйте план продаж и поступлений денежных средств в компанию.
• Составьте план закупок, способствующий реализации запланированного объема продаж.
• Отдельно сформируйте бюджет на затраты по административно-управленческим расходам, которые не входят в основной план закупок.
• Рассчитайте общий сумму бюджета по доходам и расходам исходя из данных, внесенных в планы продаж, закупок и АУР.
• Посчитайте налоговые платежи по бюджету доходов и расходов.

• Проверьте срок оборачиваемости по дебиторке и кредиторке.
• Исключите из бюджета статьи БДР, которые не связаны с движением денег.
• Проверьте графики платежей по имеющимся договорам.

В результате на основе данных отчета БДР вы сможете сформировать отчет по бюджету движения денежных средств, касающийся деятельности по операциям и показывающий уровень затрат по инвестициям.

• Определите необходимый уровень средств, которые пойдут на финансирование затрат по капиталовложениям компании.
• На этом этапе необходимо определить какой уровень привлечения финансирования и возврата кредитов планируется. Возможно деньги будут использоваться для получения дополнительного дохода.
• Исключите внутригрупповые обороты и сформируйте отчет БДДС.

Как создать отчет БДДС по текущей деятельности в БИТ.ФИНАНС?

БДДС – это плановое отражение движения денежных средств от одной фирмы к другой, которое представлено в разрезе различных оборотных статей и типов деятельности организации. Всего можно обозначить три вида: текущая, инвестиционная и финансовая деятельность.

Рассмотрим создание отчета БДДС при текущей деятельности с помощью информационной системы БИТ.ФИНАНС.

Текущей деятельностью можно назвать ту, что является для компании главной. Основное движение денежных средств в этом случае происходят в рамках получения поступлений с продаж товаров или услуг.

Расходы делятся на направления. Это могут быть закупки материалов, товаров для допродажи, выплаты зарплаты, налоги и другие траты.

Статьи бюджета по текущей деятельности

Для компаний с текущим видом деятельности подойдет следующий список статей для формирования БДДС:

В БИТ.ФИНАНС предусмотрена функция автоматического создания ответа БДДС. Для удобства пользователя в системе создан справочник «Статьи оборота», в котором хранятся данные по статьям бюджета и типам деятельности.

Для указания других бюджетов движения денежных средств создан справочник «Бюджеты». В нем же можно создать новый бюджет и задать ему собственные статьи оборотов.

Справочник «ЦФО» позволяет осуществлять планирование в разрезе центра финансовой ответственности.

Чтобы ввести плановые данные по текущей деятельности в отчет необходимо воспользоваться документом «Форма ввода бюджета».

Назначение документа – удобный ввод данных вручную или же автоматическое заполнение на основе различных алгоритмов расчета, например, из графиков договоров или из загруженного файла Excel.

В каждой из ячеек данные могут быть разделены на несколько дополнительных строк табличной части, что дает возможность планировать с учетом большого количества аналитик.

Анализировать составленные плановые данные поможет «Отчет по бюджету». В нем отражается движение денежных средств в разрезах различной аналитики и периодов.

Чтобы сравнить и проанализировать плановые (заложенные в бюджет) суммы с фактическими (реально потраченными) в системе БИТ.ФИНАНС созданы несколько вариантов отчетов:

• План-фактный анализ.
• План-фактный анализ по бюджету.
• План-фактный анализ по бюджету (остатки по счетам).
• План-фактный анализ универсальный» (раздел «Бюджетирование»).

При формировании отчета в настройках можно указать два сценария, по которым будет проводиться сравнительный анализ в отчете БДДС.

Среди особенностей отчетов «План-фактный анализ по бюджету» и «План-фактный анализ по бюджету (остатки по счетам)» можно назвать возможность указания дополнительного бюджета, выбрав его из справочника «Бюджеты».

Отборы в отчетах БДДС можно настраивать по данным статусов загруженных документов. Например, отсортировать показатели по документам со статусом «утвержден».

Нажав на кнопку «Настройка», во вновь открывшемся окне, появляется возможность настраивать структуру отчета в произвольной форме. Например, вы можете поменять состав столбцов и строк документа, поменять период или изменить цвет отчета.

Протокол различий отчета по бюджету движения денежных средств для актуальной деятельности

Для фиксации расхождений планируемых и реальных бюджетов, их описания в системе БИТ.ФИНАНС предназначен документ «Протокол расхождений бюджета».

Документ позволяет выбрать два сценария формирования отчета и настраивать протокол расхождения бюджета в рамках заданного временного интервала.

Кнопка «Заполнить» автоматически заполняет данные в табличную часть документа. В соответствующие ячейки вносятся плановые и фактические данные по БДДС. Система автоматически высчитывает отклонение между показателями и отражает их в столбце «Отклонение абсолютное».

В причинах расхождения есть возможность прописать причину путем выбора ее из справочника «Причины отклонений» или можно оставить произвольный комментарий.

Все необходимые настройки документа производятся с помощью справочника «Настройки протоколов расхождений бюджета». В нем есть возможность отметить бюджеты и виды аналитики, в которые в дальнейшем будут внесены показатели по планируемым и фактическим бюджетам.

Автоматизация управленческого учета на предприятии для исключения ошибок и ускорения работы с БДДС

Функции управленческого учета ориентированы на сбор и предоставление информации сотрудникам компаний, от которых зависит правильность принятия решений для развития бизнеса. Как правило, эти роли выполняют: генеральный директор, финансовый директор, а также руководители различных отделов компании.

Основой управленческого учета можно назвать функции:

• Возможность формирования отчетности.
• Планирование и распределение бюджетов.
• Ведение казначейства.
• Международный учет.

Основные отчеты, применяющиеся в управленческом учете:

• Отчет по прибыли и убыткам. Показывает проекты, генерирующие отрицательную, либо нулевую рентабельность. Благодаря этому отчету есть возможность выделить направления бизнеса, приносящие прибыль.
• Отчет о движении денежных средств дает понять, готова ли компания к генерации денежных потоков для поддержки основной деятельности. С помощью него также можно управлять финансами, благодаря прогнозированию движения денежных средств.
• Управленческий баланс сводит данные предыдущих отчетов в один. Он позволяет контролировать использование прибыли, задолженностей и вносить корректировки в учет.

Автоматизация управленческого учета повысит уровень эффективности решений и будет полезна для предприятий как малого, так и среднего бизнеса.

Вести управленческий учет можно в Excel или при помощи специальных программ, таких как БИТ.ФИНАНС, который создан специально для удобного объединения различных источников информации в одной системе.

Управленческий учет, автоматизированный с помощью БИТ.ФИНАНС позволит облегчить работу по следующим видам операций:

• Планирование хозяйственной деятельности при помощи бюджетирования.
• Осуществление контроля расходов, на основе собранных данных.
• Оптимизация затрат.
• Контроль отклонений от норм, путем сравнения плановых и фактических показателей.

Результаты автоматизации управленческого учета с помощью системы БИТ.ФИНАНС:

• Время на сбор и обработку данных уходит меньше.
• Достоверные данные позволяют быстро принимать решения.
• Появляется возможность учитывать разные сценарии развития.
• Все платежи находятся под контролем.
• Соблюдаются установленные лимиты расходов по статьям.
• Снижается риск хищения денежных средств.