Как интегрировать 1С:Документооборот с другими учетными системами 1С

1С:Документооборот — удобная и популярная программа, позволяющая избавиться от бумажной волокиты и согласовывать множество документов онлайн. В статье разберемся, как и зачем эту программу можно интегрировать с учетными системами «1C: Бухгалтерией, ЗУП и ERP».

Предвестники запуска обменов между 1С:Документооборот и другими решениями на базе «1С»

О настройке обменов между 1С:Документооборот и другими конфигурациями 1С:Предприятия стоит задуматься, если:

• В организации имеется учетная система «1С», в которой ведется основной учет: регламентированный, оперативный, управленческий, кадровый и др.
• Часть работы выполняется по два раза в программе «1С:Документооборот» и учетной системе «1С». Например:
  • создание карточки контрагента в двух системах
  • создание договора контрагента в двух системах
  • создание заявки на расходование средства в двух системах
  • создание заявления на отпуск в двух системах
  • добавление новых пользователей в двух системах
  • внесение изменений в штатном расписании в двух системах
• Необходимо организовать согласование документов, которое должно быть видно из учетной системы «1С».
• Пользователи работают параллельно в 1С:Документооборот и учетной системе «1С».

Что такое обмен данными. Варианты обмена: НСИ и документы

Обмен данными (синхронизация) – механизм передачи НСИ из одной системы в другую посредством ручной или автоматической регистрации данных к обмену. Обмен данными может осуществляться как автоматически по настроенному расписанию, так и в ручном режиме по необходимости.

Какие именно НСИ и документы обычно включают в двусторонний обмен между 1С:ДО и другими программами 1С?

1С:Бухгалтерия КОРП, ред. 3:

• НСИ: Банковские счета, Валюты, Контактные лица, Контрагенты, Организации, Справочник БИК (Банки), Статьи ДДС, Страны мира.
• Документы: Согласованный Договор из 1С:ДО превращают в Сопроводительный Договор в 1С: БП КОРП, а на основе «Заявки на оплату» из 1С:ДО в «Бухгалтерии» создают документ «Платежное поручение».

1С:Управление холдингом, ред. 3:

• НСИ: Банковские счета, Валюты, Контактные лица, Контрагенты, Организации, Справочник БИК (Банки), Статьи ДДС, Пользователи, Физические лица, Структура предприятия, Проекты.
• Документы: Согласованный Договор из 1С:ДО превращают в Сопроводительный Договор в 1С:УХ, а на основе «Заявки на оплату» из 1С:ДО в «Управлении холдингом» создают документ «Платежное поручение».

1С:ERP Управление предприятием 2 / 1С:Комплексная автоматизация 2.1/ 1С:Управление торговлей, ред. 11 / 1С:Управление производственным предприятием, ред. 1.3:

• НСИ: Банковские счета, Валюты, Контактные лица, Контрагенты, Организации, Справочник БИК (Банки), Статьи ДДС, Пользователи, Физические лица, Структура предприятия.

Бесшовная интеграция 1С:Документооборот

Бесшовная интеграция – это механизм, при применении которого часть функционала системы «1С:Документооборот» «вшивают» напрямую в другую учетную систему «1С».

Благодаря бесшовной интеграции, в формах объектов (документов, справочников и др.) появляются ссылки, с помощью которых можно будет открывать любые данные учета из 1С.Документооборот — файлы, задачи, процессы, историю переписки и др.

Бесшовная интеграция «1С:Документооборот» с «1С.Бухгалтерия КОРП»

Есть множество возможных сценариев для применения механизма бесшовной интеграции 1С:ДО в 1С:Бухгалтерию.

Договор в 1С:Документооборот можно связать со справочником «Договоры (контрагентов)» в 1С:Бухгалтерия КОРП, а Контрагент — со справочником «Контрагент».

Та же история с актами, накладными и заявками. Исходящие акты, накладные и УПД связывают с документом «Реализация (акты, накладные, УПД)», а входящие — с документом «Поступление». В свою очередь, заявку на оплату или заявку на расходование ДС связывают с документом «Платежное поручение».

Результат успешного внедрения всегда схож — созданные документы можно согласовывать через «Документооборот», отслеживая статус и путь согласования в учетной системе. Также их можно создавать сразу в 1С:Документооборот — тогда согласованная версия автоматически «подтянется» в «Бухгалтерию».

Бесшовная интеграция «1С:Документооборот» с «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3.1

В одном из популярных вариантов интеграции, «Заявка на отпуск» или Заявка на командировку из 1С:Документооборот связывается с документом «Заявка на отпуск»/«Заявка на командировку» в 1С:ЗУП КОРП. Это позволяет проводить согласование заявки в 1С.Документооборот, чтобы статус и путь согласования отражался в 1С:ЗУП КОРП.

Другой вариант — связать «Заявку на отпуск» и «Заявку на командировку» напрямую с документами «Отпуск» / «Командировка». Этот сценарий отличает то, что он подходит не только для корпоративного ЗУП, но и для профессиональной и даже базовой версий кадровой учетной системы.

«Прием», «Кадровый перевод» и «Увольнение» из ДО можно связать с одноименными документами в ЗУП. Если у вас 1С:Зарплата и управление персоналом версии КОРП, то также можно связать и одноименные «Заявки на подбор персонала».

Результат бесшовной интеграции 1С:Документооборота и 1С:ЗУП / ЗУП КОРП — связанные документы согласуются через «Документооборот», а проверять статусы можно через ЗУП.

Бесшовная интеграция 1С:ERP Управление предприятием 2

В систему «1С:ERP Управление предприятием 2» встроена возможность изменять статусы документов посредством использования бесшовной интеграции с 1С.Документооборот.

Это касается заявок на расходование денежных средств, коммерческих предложений клиенту, заказов поставщикам, входящих заказов и заявок на возврат от клиентов, а также соглашений об условиях продаж или закупок.

Как проходит интеграция между системами 1С?

Настройка обмена данными (синхронизация) может быть настроена как вначале внедрения системы «1С:Документооборот» (для быстрой выгрузки НСИ из учетной системы «1С»), так и в уже рабочей системе для унифицирования справочников.

Обмен данными и бесшовная интеграция могут работать как совместно, так и по отдельности. Все зависит от требуемого результата.

Бесшовная интеграция настраивается в 5 шагов:

1. Сначала базу «1С:Документооборот» помещают на веб-сервер.
2. Затем на веб-сервер публикуют учетную базу «1С».
3. Потом базу «1С:ДО» подключают к учетной системе по веб-адресу, пользователю и паролю.
4. Следом таким же образом уже учетную базу подключают к «Документообороту».
5. Наконец, когда базы опубликованы в сети и взаимно друг к другу подключены, проходит настройка правила интеграции для каждого объекта — справочника, документа и т.д.

Интеграция 1С:Документооборот с учетными системами «1С» приводит как к измеримым, так и к неизмеримым положительным результатам для бизнеса. К первым можно отнести сокращение времени на обработку документов, а также создание и актуализацию справочников и других НСИ.

К неизмеримым относят избавление от продублированной на разных серверах информации, а также прозрачность процессов обработки документов. Руководство может видеть текущие и исторические статусы каждой заявки или справочника, не покидая привычную учетную систему.