Описание проекта
В компании бухгалтерский и налоговый учет ведется в программе “1С:Бухгалетрия ПРОФ”. Процесс документооборота осуществлялся на бумажных носителях. Имелась неполная система учета документов в табличных документах Excel. Такой вид учета проводил к долгому согласованию документов, искажению и потере данных, а также из-за частых ручных запросов исполнителей не было возможности контролировать исполнение задач. Процесс документооборота не был регламентирован и был очень трудозатратным.
За решением своих задач руководство компании обратилось в “Первый Бит”. Специалистами было подобрано решение “1С:Документооборот”.
Сотрудниками “Первого Бита” была выполнена установка и настройка программы “1С:Документооборот”, заполнена нормативно-справочная информация (общие справочники системы, такие как структура предприятия, пользователей, авто заполнение документов и т.д.), были подготовлены обучающие материалы по программе для сотрудников и проведена демонстрация по работе с программой.
После установки данного решения, полный цикл документооборота перешёл на электронный формат. Выстроен бизнес-процесс по работе с документами. В программе осуществляется стандартный набор шаблонов процессов для обработки документов: исполнение, ознакомление, рассмотрение, регистрация, согласование, утверждение/подписание.
Также, в системе ведется внутренний документооборот - хранение внутренних документов (служебные записки, приказы, ОРД, проектные документы и пр.) организовано в журнале, в котором все документы можно просматривать сплошным списком.
За счет автоматизации организован контроль за договорными документами и все, что с ними связано: согласование, контроль сумм и контроль прохода сопроводительных документов, контроль маршрута договора и поступление сканов и копий оригиналов подписанных документов.
Согласование документов в системе позволило в два раза ускорить и упростить процесс управления документами, сократить время на их подготовку и обработку, а также снизить вероятность ошибок и упущений. В программе происходит автоматические заполнение файлов договоров, где текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки (номер, дата, заголовок и т.д.).
Установленное решение позволило руководству контролировать исполнительную дисциплину. Функционал позволяет контролировать сроки и объемы выполнения задач, вести ежедневный учет времени сотрудников в разрезе выполняемых работ, а также производить анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников и подразделений.
