Описание
На момент первого взаимодействия бизнес-процессы в «СитиМедиа» уже были автоматизированы, однако руководителю приходилось собирать ключевые данные из разных программ и приложений, а сотрудники тратили время на передачу информации о заказах в отдел логистики. Для эффективной работы искали инструмент, который позволил бы: обеспечить слаженную и оперативную работу отдела закупок и логистики; организовать единую систему хранения данных без потери текущей базы.
Рассмотрев варианты, руководство выбрало «1С-Битрикс24: Корпоративный портал 50» для решения задач за возможность настроить удобное мобильное приложение для руководителя, менеджеров и отдела логистики.
Выполнение работ по запуску Битрикс24 доверили команде Первого Бита из Нижнего Новгорода, оценив вендора по ряду критериев:
- Работа с местной, а не удаленной командой дала возможность проводить личные встречи без длительных поездок, что упростило обсуждение проектов, позволила быстрее решать вопросы и укрепила доверие;
- Профессионализм, ведь опытные специалисты быстрее и точнее выполняют задачи и разбираются с непредвиденными проблемами, что экономит время и ресурсы;
- Оперативная поддержка - быстрая реакция на обращения позволяет минимизировать время простоя, что особенно важно для бизнеса, где каждая минута может влиять на прибыль.
Особенностью проекта стала интеграция с текущей информационной системой «1C:Управление нашей фирмой». В Битрикс24 требовалось перенести всю накопленную за долгие годы базу данных. Главным условием было не только связать существующие системы, но ограничить изменение информационной структуры в других системах со стороны Б24. При этом было важно интегрировать портал в соответствии с требованиями к информационной безопасности.
В ходе проекта специалисты Первого Бита выполнили ряд работ:
1. Защищенный доступ через Web-приложение
2. Расширенная интеграция между Битрикс24 и 1С:УНФ
Интеграция с 1С решила ряд потребностей: автоматизация бизнес-процессов, единая база данных, управление складом, отчетность и аналитика. Интеграция 1С с Б24 помогла сотрудникам отслеживать текущие заказы и остатки товаров без привязки к рабочему месту, а руководство получило аналитику в режиме реального времени.
Основной сложностью на данном этапе было настроить подключение в соответствии с внутренними нормативами безопасности компании. Каналы и порты были защищены от внешней сети. Решением было размещение системы Б24 на отдельном сервере от диска самого портала. Дополнительные работы по интеграции:
- Настройка выгрузки всех заказов из 1С за последний год и контактной базы за всё время деятельности компании.
- Настройка рабочего пространства для отдела закупок и логистики, интегрированное с 1С в режиме реального рабочего времени.
- Настройка рабочего места по персоналиям, где все заказы из 1С автоматически распределяются по сотрудникам отдела закупок и логистики для более широкой аналитики по занятости и результативности сотрудников.
3. Автоматизиция проектной работы внутри компании
4. Автоматизация планера задач
На старте внедрения в компании использовался Todoist. Для отказа от «зоопарка систем» настроили рабочие группы в Б24 аналогично уже знакомому и хорошо изученному интерфейсу. Дополнительно автоматизировали создание и завершение задач, уведомлений по ним с помощью роботов и триггеров.
Переход в единую систему Б24 был необходим, чтобы сотрудники не переключались между несколькими приложениями, а настройки рабочих групп по схожему принципу с Todoist помогли быстрее адаптироваться к новому функционалу, так как интерфейс и общее оформление были уже знакомы пользователям.
Настроили окно для постановки задач.
Настроили планер задач в группах по 6 различным отделам компании.
Настроили бизнес-процессы по формированию заявок на доставку и заявок на забор, уточнения необходимой информации по ним.
Настроили печатные формы, формируемые по данным заявкам.
7. Обучение функционалу работы с графиками учета рабочего времени
После внедрения системы сотрудникам стало значительно удобнее управлять своим графиком рабочего времени, а руководители получили возможность легко и эффективно отслеживать итоговые результаты. Это нововведение способствовало улучшению организации труда и повышению прозрачности в рабочем процессе.
8. Автоматизация процесса получения разрешения на административный отпуск
После внедрения Битрикс24 значительно упростился процесс получения разрешений на административный отпуск. Теперь сотрудники могут легко и быстро подать заявки на отпуск, а руководители — оперативно их рассматривать и утверждать. Это нововведение не только сократило время обработки заявок, но и повысило прозрачность и эффективность управления кадровыми процессами.
Настроили окно для постановки задач.
Настроили планер задач в группах по 6 различным отделам компании.
5. Интеграция с телефонией и электронной почтой
Для отслеживания звонков подключили модуль облачной телефонии Ростелеком. Провайдером корпоративной связи был Ростелеком. Для уменьшения издержек и общего удобства сотрудников было принято решение подключать именно эту АТС.
Для отслеживания электронных писем включили SMTP-сервер. Пользователям нужно было подключить личные почтовые ящики, а стандартный функционал Б24 не позволяет этого сделать, поэтому SMTP-сервер подключили через редактирование кода настроек.
6. Перевод в Б24 заявок на забор и заявками на доставку
Реализовали автоматизированное рабочее место (АРМ) сотрудников отдела закупок и логистики, чтобы часть рутинных действий переложить на программу.
АРМ разделен на 4 основных блока:
- Заказы поставщикам, в который выгружаются заказы поставщикам из 1С.
- Рабочее место по персоналиям, куда выгружаются все заказы из 1С и автоматически распределяются по сотрудникам отдела (данный блок требовался для аналитики по занятости и результативности сотрудников).
- Заявки на забор, где отражаются все заявки, сформированные сотрудниками отдела закупок и логистики на основе заказов поставщика.
- Заявки на доставку, где отражаются все заявки, сформированные сотрудниками отдела продаж на основе заказов клиента.
Теперь сотрудникам не нужно каждый раз вручную вносить основную информацию по формируемым заявкам. Создание заявок производится в 2 действия. Все заявки аккумулированы в одном месте и к ним в любой момент можно вернуться, посмотреть все связанные с заявкой элементы (заказы, ответственных, контрагента), увидеть историю взаимодействия.
Настроили реестры заявок на доставку и заявок на забор.
7. Обучение функционалу работы с графиками учета рабочего времени
После внедрения системы сотрудникам стало значительно удобнее управлять своим графиком рабочего времени, а руководители получили возможность легко и эффективно отслеживать итоговые результаты. Это нововведение способствовало улучшению организации труда и повышению прозрачности в рабочем процессе.
8. Автоматизация процесса получения разрешения на административный отпуск
После внедрения Битрикс24 значительно упростился процесс получения разрешений на административный отпуск. Теперь сотрудники могут легко и быстро подать заявки на отпуск, а руководители — оперативно их рассматривать и утверждать. Это нововведение не только сократило время обработки заявок, но и повысило прозрачность и эффективность управления кадровыми процессами.
Переход на Битрикс24 занял 3 месяца и еще около 3 месяцев длилось постпроектное сопровождение. После окончания проекта начали внедрение 1С:ERP с командой Первого Бита.
