Описание проекта
Сотрудники центра работали на бумаге и MS Excel, MS Word. Это занимало много времени у специалистов.
Информация по клиентам для формирования отчетов собиралась тоже вручную. Составление отчетности для муниципалитета требовало значительных трудозатрат.
В 2020 году руководством организации было принято решение о реализации проекта, по разработке и внедрению информационной системы на базе 1С.
В ходе проекта, специалисты Первого Бита, провели обследование и сформировали перечень процессов и ответственных за них. После проведения оценки автоматизации процессов и было принято решение использовать две программы – 1С:CRM и 1C:Бухгалтерию НКО.
Работа с клиентской базой
Клиентами центра являются субъекты малого и среднего предпринимательства. Ранее приходилось искать компании вручную, это занимало очень много времени и сил. Помимо внедрения, чтобы увеличить эффективность работы с клиентской базой, было принято решение доработать 1С:CRM.
Сделали обработку загрузки данных из реестра МСП (малого среднего предпринимательства). Теперь Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, полученный с сайта ФНС, сотрудники загружают в базу один раз в месяц и данные из него являются основой работы центра. Это в разы сократило время на поиск и занесение информации по клиентам.
Данные клиентов могут меняться. Чтобы всегда иметь актуальную информацию о потенциальных клиентах и избежать дублей в базе, при загрузке реестра настроили алгоритм поиска соответствий, если программа находит клиента в справочнике, то автоматически обновляет данные о нем из загружаемого реестра. В случае отсутствия клиента – создает нового и заполняет его реквизиты данными из реестра.
Произвели доработки в карточке клиента:
- клиентами центра являются не только организации и ИП, но и физические лица и самозанятые, помимо стандартных реквизитов, используемых для юр.лиц добавили нестандартные реквизиты (дата рождения, пол, школа и тд);
- настроили заполнение ИНН при создании интереса по потенциальному клиенту из карточки принятия обращения, это ускорило работу по обработке заявок.
Расширили информацию о работе по клиентам: у центра есть широкий перечень оказываемых услуг, поэтому в карточке интереса клиента добавили виды оказываемых услуг, взаимодействия (звонки, рассылки, уведомления и т.д.) и отражение трудозатрат. Таким образом, руководство может анализировать, сколько и какие услуги были оказаны каждому клиенту, на основе этого делать выводы о востребованности различных услуг, загруженности сотрудников, рассчитывать сколько времени необходимо на различные задачи.
Работа с мероприятиями
Одним из важных направлений деятельности центра является организация мероприятий, поэтому перед специалистами Первого Бита стояла задача сделать максимально удобным работу с ними.
Для отслеживания участия клиентов в мероприятиях был разработан импорт данных из файла формата MS Excel в табличную часть «Участники» карточки мероприятия. При загрузке данных программа автоматически ищет совпадения с клиентской базой в CRM (по реквизитам) на наличие уже существующих клиентов и подтягивает их в карточку мероприятия. Если клиент не найден – система добавляет его в клиентскую базу. Таким образом, из карточки мероприятия можно отслеживать статистику (регистрации, участники, кол-во новых и постоянных клиентов, физ. лиц и субъектов малого и среднего предпринимательства).
В процессе организации мероприятий привлекаются к участию и сторонние организации, для оказания различных видов услуг (СМИ, аренда помещения и т.д) поэтому доработали карточку мероприятия, добавив в нее контрагентов. Это облегчает работу сотрудников, т.к. из карточки мероприятия теперь можно видеть не только участников, но и все привлеченные компании, их роли в организации мероприятий, контактные лица, с кем можно связаться по различным вопросам, договоры. Это исключает необходимость хранить информацию на бумажных носителях и обеспечивает ее сохранность: можно без проблем найти любую компанию, контактное лицо и стоимость оказанных услуг, даже спустя время.
Также заказчику необходимо было обеспечить возможность создания бизнес-процесса по согласованию договоров в 1С:CRM. В соответствии с пожеланиями, был настроен процесс согласования прямо из документа «Договор» и созданы схемы визирования. Это помогло уйти от почтовых переписок, и максимально снизить человеческий фактор: все договоры гарантированно поступают к ответственным, также согласующие сотрудники могут видеть в одном окне все документы, поступившие на подпись.
Чтобы не тратить время при создании мероприятия в 1С:CRM настроили автозаполнение поля «Регион проведения» (по умолчанию устанавливается как Воронежская область).
Отчетность по показателям KPI, сотрудникам, проектам
В соответствии с требованиями заказчика специалисты Первого Бита разработали отчет по KPI, добавили в него показатели каждого отдела. Руководители теперь могут в любой момент просмотреть или выгрузить отчет, чтобы отслеживать процент выполнения показателей. Это значительно экономит время на анализ данных по выполнению показателей: не надо собирать их вручную, приводить к одному формату и сводить в одну таблицу, напоминать через почту и мессенджеры.
Центр на постоянной основе проводит различные мероприятия, обучение и оказывает консультационные услуги для начинающих предпринимателей. В связи с этим была необходимость автоматизировать отчетность по этим услугам. Совместно с заказчиком специалисты Первого Бита разработали форму отчета, она позволяет смотреть план/факт проведенных мероприятий и иных активностей на выбранную дату, отслеживать трудозатраты работников в рамках проекта, и уровень выполнения плановых показателей среди различных групп участников.
Также разработано еще несколько форм отчетов, помогающих анализировать текущую деятельность:
- «отчет сотрудников для руководства» позволяет руководству видеть в разрезе каждого сотрудника: над какими проектами сотрудник работает в данный момент, ход их выполнения и планируемые задачи. Это помогает руководителям отслеживать эффективность и правильно распределять нагрузку среди подчиненных;
- «отчет по показателям мероприятий» показывает необходимую для руководства аналитику по планируемым и фактическим показателям в разрезе каждого мероприятия.