Описание проекта
Процесс документооборота в компании МУП «БКС» большей частью опирался на бумажные носители, ПО «Excel», сервис электронной почты и частично СЭД «Директрум», что периодически приводило к искажению и потере данных. Ситуацию усугублял тот факт, что процессы документооборота не были описаны и регламентированы, что зачастую безосновательно удлиняло процесс согласования и обработки документов. Кроме того, присутствовала необходимость унифицировать бизнес-процессы документооборота и внедрить единую централизованную систему электронного документооборота, т.к. ранее каждое подразделение компании само решало как и в каком виде оно управляет документацией. Как в бюджетной организации, внутренние документы требовали согласования и подписания у ответственных и руководителей различных уровней. Сотрудники вынуждены были много времени тратить не только на перемещения между службами и офисами компании, но также и на сам процесс согласования, т.к. ответственные лица периодически находились на объектах и совещаниях и физически не могли согласовать или подписать документы. Всё это приводило к тому, что документы могли затеряться или вовсе потерять свою актуальность из-за увеличивающихся сроков согласования.
По мере развития компании, увеличения количества документации и улучшения качества внутренних процессов было принято решение о переходе на новый уровень работы с информацией, что инициировало поиск решения для автоматизации работы с внутренним документооборотом. Требовалось сделать весть процесс более прозрачным и сократить сроки обработки документов. Оптимальным решением был выбран 1С:Документооборот КОРП, а партнером по внедрению – компания «Первый Бит».
Важной особенностью проекта были сроки внедрения. Необходимо было подготовить, настроить и запустить новую систему до конца года.
Сотрудниками Первого Бита было проведено предпроектное обследование, по итогам которого создана сначала модель, а затем произведена установка, настройка и подготовка программы 1С:Документооборот, заполнена нормативно-справочная информация, созданы необходимые виды документов и маршруты их обработки, разграничены права доступа в соответствии с ролями в структуре предприятия. Был автоматизирован документооборот отдела закупок (контрактная служба), юридического отдела, секретариата, производственно-технического отдела, отдела капитального строительства, планово-экономического отдела и других подразделений компании. Также было проведено обучение работе с программой для сотрудников.
После установки решения, документооборот в компании полностью перешел в электронный формат. Это позволило организовать коллективную работу пользователей с документами с возможностью быстрого согласования, утверждения и исполнения, также обеспечить централизованное и безопасное хранение документов. Помимо организации автоматизированного документооборота, внедрение программы 1С:Документооборот, позволило повысить качество исполнительской дисциплины за счет контроля сроков выполнения задач по документам. С января все сотрудники МУП «БКС» полностью перешли на работу с документами в среде 1С:Документооборот.
