Описание проекта
Ранее в компании использовался Microsoft Excel как система по управлению взаимоотношениями с клиентами. В таблицу вносились статусы задач по клиентам, комментарии, документы формировались вручную и отправлялись через Outlook. Использовался дополнительный софт – трекер задач, который применялся для постановки важных задач и их отслеживанию. Текущая организация работы и используемые решения не обеспечивали эффективной работы с клиентами.
Предприятию «Альфарм» требовалась новая система управления взаимоотношениями с клиентами, которая позволила бы организовать этот процесс эффективно. IT-компании предлагают разные CRM-системы. За помощью в выборе оптимального решения представили Альфарма обратились в Первый Бит.
Перед специалистами Первого Бита стояли следующие задачи:
- Организовать единое информационное хранилище данных о клиентах;
- Создать инструмент контроля за выполнением задач сотрудников отдела продаж;
- Сократить цикл сделки;
- Не терять взаимодействия с клиентами компании;
- Разработать механизм расчета полного потенциала клиента;
- Создать автоматическое выставление счетов и документов согласно событию в системе;
- Организовать удобную работу со сделками согласно специфике работы отдела продаж.
- Разработать биллинг-отчеты.
Программа, которая позволяла решить все поставленные задачи –БИТ.CRM. С ее помощью были автоматизированы ключевые бизнес-процессы по автоматизации отдела продаж.
1. Единое информационное хранилище данных о клиентах
Ранее компания использовала решение Microsoft Excel и 1С:ERP для хранения данных о клиентах. Менеджерам приходилось выполнять двойной ввод информации в двух разных информационных системах.
В ходе работ была проведена нормализация справочника НСИ из двух разных источников данных. Теперь в новой системе CRM компания безопасно хранит и обрабатывает данные клиентов компании. На основании данных о клиенте система ищет совпадения в клиентской базе и исключает дублирование контрагентов. Менеджерам доступна история взаимодействия с клиентами в одном окне с 1С – сообщения, звонки, документы.2. Автоворонка продаж
Раньше менеджеры отдела продаж теряли задачи и события по работе с клиентами. Сейчас выстроенная автоворонка продаж демонстрирует ожидаемые результаты – ни один клиент не забыт, все задачи по клиентам выполняются вовремя. Переход по воронке продаж происходит автоматически. Система ставит соответствующие задачи сотруднику и уведомляет в случае отклонений от сроков исполнения.
С помощью автоматической воронки продаж был сокращен цикл сделки, повысилась лояльность клиентов компании.
3. Механизм расчета полного потенциала клиента
В расчете полного потенциала используется собственная методология расчета, которая позволяет понять в каком количестве и в каких сегментах клиент на рынке.
Сотрудники отдела продаж знают, какую долю рынка занимает продаваемая ими номенклатура и какую сумму продаж может обеспечить клиент. На основании расчета полного потенциала клиента строится план продаж.
4. Сделки с клиентами
Раньше бухгалтер компании выставлял счета и изменял график платежей в ручном режиме. Было решено автоматизировать рутинные операции высвободить временной ресурс для сотрудников.
Особенность доработки функциональности «Сделка с клиентом» заключается в том, что все счета и документы создаются автоматически и высылаются клиентам при наступлении даты платежа.
Реализована возможность разбить платежи по договору на длительный срок и автоматически фиксировать фактическую оплату, график платежей при этом изменяется автоматически.
Ежемесячные начисления выставляются автоматически в зависимости от заданной суммы в графике платежей. Менеджеру не нужно отслеживать график платежей по договору – автореакция на события в системе о просроченном платеже напомнит ответственному сотруднику, что необходимо связаться с клиентом, если от него не поступила оплата.
5. Контроль за менеджерами
Раньше руководители спользовали стандартные отчеты в MS Excel о результативности менеджера, упуская главное – контроль исполнительской дисциплины. В новой системе CRM все поручения, которые необходимо выполнить сотруднику, фиксируются в системе, имеют четкие сроки и хранят историю действий исполнителя.
6. Биллинг-отчеты
Раньше сотрудники использовали отчеты в таблицах, что было неэффективно с точки зрения точности данных и затрачиваемого времени на подготовку отчетности.
Для оценки ситуации в отделе продаж и ее прогнозирования созданы дополнительные отчеты:
- Отчеты по начислениям. Прогнозные контракты;
- Отчет по оплатам. Прогнозные контракты.
Для отдела сопровождения клиентов были созданы отчеты, помогающие отслеживать биллинги клиентов:
- Сводный по начислениям. Заключенные контракты;
- Отчет по оплатам. Заключенные контракты.
Комплекс сводных отчетов-биллингов:
- Сводный отчет по начислениям;
- Сводный отчет по начислениям накопительным итогом по месяцам;
- Сводный отчет по оплатам;
- Сводный отчет по оплатам по месяцам;
- Сводный отчет по оплатам по месяцам накопительным итогом.
Компания получила достоверность данных на 99,9% и сократила время на подготовку отчетности. Отчеты доступны в специальном пункте меню, вывод данных в режиме реального времени.
Мы можем уверенно сказать, что выбор Первого Бита как партнера по автоматизации себя полностью оправдал. В ходе работ решение БИТ.CRM было адаптировано под бизнес-процессы компании, оцифрован и усовершенствован ряд внутренних и внешних бизнес-процессов. Сотрудники показали себя как надежный партнер с большим опытом в автоматизации отдела продаж и бизнес-процессов в фармацевтической отрасли.
Анна Ермолаева, генеральный директор ООО «Альфарм»
