Описание проекта
Первый Бит и Иркутский медицинский университет сотрудничают с 2012 года. В самом начале автоматизировали именно бухгалтерский и налоговый учет на базе решения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения редакция 1.0. А позже, в конце 2016 года, бухгалтерской программы стало недостаточно для учета всех финансовых потоков университета. Тогда вместе с командой Первого Бита из Иркутска внедрили решение БИТ.Управление финансами государственного учреждения версия 1. Эта программа помогла вести бюджетирование по всем подразделением университета. А благодаря интеграции БИТ.УФГУ с 1С:БГУ, работа в бухгалтерии и финансовой службе велась в едином окне.
В 2013 году вышла новая редакция программы 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, в которой появлялись новые возможности для ведения учета в гос.организациях. На 1С:БГУ 1.0 продолжали выходить только обновления по изменениям в законодательстве и можно было сдавать актуальную отчетность, но новая функциональность выходила только на 1С:БГУ 2.0.
Предпосылок к переходу на новую редакцию программы 1С:Бухгалтерия государственного учреждения у Иркутского мед.университета было несколько:
- В 1С:БГУ 1.0 не реализован стандарт «Долгосрочные договоры» для оказания платных образовательных услуг, который стал обязательным в 2018 году с введением нового Федерального бухгалтерского стандарта.
- В 1С:БГУ 1.0 не реализован аналитический учёт учащихся.
- Бухгалтерам университета приходилось вручную распределять общехозяйственные и накладные расходы на себестоимость в разрезе направлений деятельности – здравоохранение и образование.
- Текущая учетная система была кардинально доработана, что приводило к сложностям при обновлении и возможной потере данных. А в новой редакции многие возможности доступны в типовой функциональности.
- Официальная поддержка первой редакции 1С:БГУ от фирмы «1С» заканчивалась с 1 января 2023 года. Это означает, что больше обновлений на эту версию выходить не будет и сдать отчетность за 1 квартал 2023 года уже будет нельзя.
Именно поэтому было принято решение о переходе на новую программу 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0. Руководство университета продолжили сотрудничество с компанией «Первый Бит», поскольку ее специалисты уже зарекомендовали себя экспертами по бюджетному учету и знакомы с деятельностью университета.
Переход на новую версию программы можно разделить на 2 этапа.
Первым этапом специалисты перенесли данные бухгалтерского налогового учета и бюджетирования, проверили базы на наличие системных ошибок и ошибок учета и исправили ошибки
Вторым этапом специалисты Первого Бита настраивали и дорабатывали программу под требования университета:
- Написали специальную доработку по выгрузке и загрузке личных данных по учащимся иностранным гражданам.
- Настроили учет платных образовательных услуг в соответствии с требованиями законодательства.
- Для раскрытия специфики ведения учета добавили дополнительную аналитику счетов учета.
- Разработали отчет сверки бухгалтерского и налогового учета для формирования корректной декларации по налогу на прибыль.
- Написали обработки по автоматическому заполнению документов с большим объёмом данных.
- Изменили типовой алгоритм оформления приказов при зачислении студентов на алгоритм, который применяют в университете.
- Разработали алгоритм оформления учащихся по доп.образованию в программе.
- Доработали печатные формы для различных направлений образовательной деятельности.
- Реализовали автоматическое начисление платы за проживание в общежитии, на основании данных полученных из программы БИТ.Общежитие.
- Налоговый учет.
- Автоматическое распределение общехозяйственных и накладных расходов на себестоимость в разрезе направлений деятельности.
- Блок «Платное обучение».
- Встроенную обработку: помощник ведения корректного учета ОС, НМА, НПА.
- Усовершенствованный технологический анализ ведения учета для корректной сдачи отчетности.
- Встроенный внутренний электронный документооборот.
Для нас вести учет становилось все сложнее в старой программе. Многое, что уже реализовано в новой программе, мы вели в ручном режиме. Это отнимало очень много времени. Да и затраты на сопровождение старой программы были значительны. Сейчас у нас упростились процессы, связанные с ведением налогового учета и распределения расходов. От всего нашего коллектива благодарим Первый Бит в Иркутске за наше многолетнее сотрудничество. Специалисты профессионалы своего дела и всегда готовы прийти на помощь.
Елена Рыбникова, главный бухгалтер ФГБОУ ВО «Иркутский государственный медицинский университет»
