Описание проекта
До начала работ клиент вел весь учет через программу «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0». Логисты получали заявки от клиентов через письма, мессенджеры и по телефону, а затем формировали первичные документы в «1С:Бухгалтерия предприятия». Бухгалтерская программа не предназначена для учета транспортных средств, горюче-смазочных материалов и агрегатов. В итоге сотрудникам не хватало возможностей текущей программы, и в компании решили внедрить специализированное решение.
Предприятие обратилось в новосибирский офис «Первого Бита» и попросило внедрить самый функциональный продукт по транспортной логистике. Так как требовалось упростить работу с заявками на перевозку и подбором транспорта, предложили решение «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом». Это решение, которое позволяет автоматизировать все основные задачи диспетчеров: от поступления заявки до подготовки счетов на оплату. Например, в решении можно распределять заказы между транспортными средствами, вести учет по комплектующим автомобилей и устанавливать норму расхода топлива.
Чтобы протестировать весь функционал программы, клиент на три месяца арендовал «Готовое рабочее место». Это облачный сервис, который дает доступ к интересующим продуктам 1С по подписке. Продукты находятся на защищенном сервере и работают через интернет. В будущем можно перейти из облака на локальную версию.
Специалисты Первого Бита развернули саму программу и провели первоначальные настройки. Создали специализированный профиль прав для пользователей и создали самих пользователей. Сотрудники заказчика заполнили шаблоны транспортных средств и водителей, а затем по этим шаблонам мы подгрузили соответствующие справочники. Другие справочники подгрузили из «1С:Бухгалтерия предприятия».
Преимуществом «1С:ТЛЭ и УА» стала очень детализированная карточка транспортных средств, в которой также есть весогабаритные показатели. Это упрощает процесс подбора автомобиля и товара. Также для пользователей доступна функция «Создание на основании» — можно создавать новые документы на основании предыдущих и не тратить время на ручное заполнение. Клиент может один раз заполнить характеристики транспортного средства, включая расход топлива, а при создании документов или отчетов они будут автоматически добавляться из справочника. Это позволяет вести аналитику в разрезе интересующих показателей. В прошлой программе у сотрудников не было такой возможности.
Для каждого сотрудника специалисты Первого Бита создали свое рабочее место со строго определенными функциям. Логист работает только с заказами и первичной документацией, а бухгалтер только с закрывающей. Самое главное, что все происходит в одной программе. Также у логиста есть два рабочих поля. Первое — с заказами, маршрутными и путевыми листами, транспортными средствами и оборудованием. Второе — для работы с оформленными заказами. Если у логиста есть заказ, то он может перетащить его в доступное транспортное средство и увидеть его заполненность. Так можно смотреть, есть ли в машине еще место для груза.
Далее специалисты Первого Бита настроили обмен баз между «1С: Бухгалтерия предприятия» и «1С:Транспортная логистика и экспедирование». Для этого нужно было перенести настройки обмена с одной программы в другую. Если бы мы связывали между собой две локальные программы, то после переноса обмен бы работал корректно. Но в нашем случае одна из программ была в облаке, а одна из их особенностей в том, что после синхронизации некоторые документы все равно не передаются. Чтобы решить эту проблему, потребовалось разобрать код. Оказалось, что дело было в названии документов для обмена. Например, в одной программе документ назывался «Заказ клиента», а другой этот же документ назывался «Заказ покупателя». Мы внесли изменения в настройки, и обмен стал работать корректно.
В ходе тестирования программы клиент сказал, что текущие формы для составления заявок содержат слишком много данных, которые не всегда нужны сотрудникам. Специалисты Первого Бита предложили изменить формы и убрать из них все ненужные поля. Например, убрали переключение на модальные и FTL-перевозки.
