Авансовый отчет – первичный документ, который сдают в бухгалтерию физические лица в установленный срок. К отчету прилагаются документы, подтверждающие потраченные суммы.
Авансовый отчет оформляется по форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата №55 от 01.08.2001 года, хотя с 2013 года унифицированную форму разрешено не применять.
Как сделать авансовый отчет в программе 1С Бухгалтерия 8.3
Сначала покажем, где в 1С находятся авансовые отчеты. Заходим:
Банк и касса => Касса => Авансовые отчеты.
Если учитываем командировочные расходы, то лучше выбрать:
Создать => Авансовый отчет по командировке
В остальных случаях:
Создать =>Авансовый отчет.
Как заполнить авансовый отчет в 1С Бухгалтерия 8.3
Пример 1
В ООО «Швейный поселок» произошли следующие факты хозяйственной жизни:
15.01.2024 - менеджеру Салатову Науму Федоровичу выдано из кассы 7000 рублей на покупку канцелярских товаров и внесение аванса поставщику
16.01.2024 – Салатов Н.М. принес в бухгалтерию отчет и документы:
-
кассовый чек №786, квитанцию к приходно-кассовому ордеру (ПКО) №35 и универсальный передаточный документ (УПД) №51 от 15.01.2024 (поставщик ООО «Парты») о покупке: 6 папок х 120 + 50 ручек х 10 руб. в том числе НДС 20 % = 1220 руб.;
-
документы от 16.01.24 на сумму 5000 рублей: кассовый чек №2568, квитанция к ПКО №52 (поставщик «Парты» внесен аванс за кресло).
16.01.2024 менеджер внес в кассу неизрасходованный остаток - 780 рублей.
Приступаем к созданию авансового отчета в 1С Бухгалтерия.
Номер - присваивается программой автоматически, появляется после сохранения или проведения.
Дата - дата составления.
Подотчетное лицо – к полю привязан справочник Физические лица. Заходим в него и выбираем Салатова Н.Ф. Для ускорения процесса можно набрать первые буквы фамилии в строке, и программа покажет искомого работника.
Заполняем табличную часть.
Аванс – отражается информация о документах и полученных суммах.
Работник заранее получает денежные документы, корпоративную карту, наличные средства из кассы или деньги на личную карту. В нашем примере вносим данные о расходно-кассовом ордере (РКО): Добавить => Выдача наличных => Ок => Выбрать (щелкаем два раза мышкой на нужном РКО или нажимаем Enter).
В строке таблицы отражается РКО от 15.01.2024 на 7000 руб.
Товары – указывается наименование, количество, цена купленных товарно-материальных ценностей, а также ставка и сумма НДС.
Карточки приобретенных материалов открываются в программе заблаговременно или в процессе создания авансового отчета.
В столбце документ (расхода) вносим данные, согласно первичным документам, полученным от поставщика (Парты). УПД одновременно является счетом-фактурой, поэтому ставим галочку в столбце СФ и вносим реквизиты.
Тогда при проведении авансового отчета выпишется счет-фактура, он находится в журнале: Покупки => Счета-фактуры полученные.
Бухгалтерские счета 19 и 10 подставляются автоматически. Бухгалтер может поменять в документе счета вручную. Изначально программа берет счета отсюда:
Справочники => Товары и услуги => Номенклатура => Счета учета номенклатуры.
Можно оставить, как есть, создать новые или изменить имеющиеся, приведя их в соответствие с учетной политикой предприятия.
Совет. Если счета не видны в документах, проверьте, стоит ли галочка:
Главное => Персональные настройки => Показывать счета учета в документах.
Оплата – отражаются суммы, внесенные поставщику за полученные товары, работы, услуги или уплаченный аванс.
Менеджер Салатов Н.Ф. внес предоплату ООО «Парты» согласно договору от 15.01.24 г.
Внизу не забываем заполнить строку назначение: совпадает с информацией, указанной в РКО на выдачу аванса, в приложение указываем количество приложенных к отчету документов.
Программа автоматически рассчитывает неизрасходованный остаток, в нашем случае 780 руб.
Когда готов документ, нажимаем кнопку Провести и закрыть.
Теперь можно посмотреть сформированные проводки, нажав ДтКт:
Дт 10 Кт 71 600 – оприходованы папки
Дт 10 Кт 71 416,67 – оприходованы ручки
Дт 19 Кт 71 203,33 – учтен НДС
Дт 60.2 Кт 71 5000 – учтен выданный аванс
Для ускорения процесса на основании авансового отчета легко создается ПКО приходный кассовый ордер о внесении неизрасходованного остатка в кассу.
Билеты – содержится информация о билетах командированного сотрудника.
Прочее – расходы на бензин, командировочные и другие.
Пример 2
22.01.24 менеджер Салатов Н.Ф. отчитался за полученные 19.01.2024 г. 150 руб., предоставив чек № 7523 от 19.01.24 на сумму 100 руб. без НДС об отправке заказного письма.
Заполняем столбцы в таблице: вносим реквизиты чека, указываем наименование услуги, сумму и наименование поставщика. Счет для учета почтовых услуг проставляется автоматически. В нашем примере: 26. Его можно изменить в настройках: Главное =>Настройки =>Учетная политика => Учет затрат.
Учет командировочных расходов
В командировочные расходы входят суточные, проживание, проезд до места назначения и обратно и другие необходимые затраты. Работнику выдается аванс. После возвращения из поездки в течение трех рабочих дней он обязан отчитаться, сдав в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы.
Пример 3
На производственном предприятии ООО «Швейный поселок» произошли следующие факты хозяйственной жизни:
15.01.2024 – куплен электронный билет на поезд за 3700, 14.01.2024 оплачено с расчетного счета.
16.01.2024 - перечислено на карту генеральному директору Круглову Б.А. 15000 рублей на командировку в Санкт-Петербург.
19.01.2024 – Круглов Б.А. представил авансовый отчет, включающий расходы:
- суточные 700 х 3 дня 2100 руб.,
- на проезд: контрольные купоны электронных билетов на поезд Москва - Санкт-Петербург № 70141961658752 стоимостью 3700 руб. от 16.01.2024 и Санкт-Петербург - Москва №70152115154483 за 5201 руб. от 18.01.2024. (0 % НДС),
- на проживание в гостинице Турист за двое суток 8000 рублей (0% НДС) чек № 165464 и счет от 16.01.24.
20.01.2024 – Круглову Б.А. перечислено 301 руб. на карту, как возмещение перерасхода по командировке.
1.Оплачиваем поставщику с расчетного счета.
2.Учитываем контрольный купон электронного билета, заходим: Покупки => Поступление билетов => Создать => Покупка. Заполняем реквизиты.
Документ формирует проводки:
Дт 60.1 Кт 60.2 3700 руб. – зачтен выданный поставщику аванс
Дт 76.14 Кт 60.1 3700 руб. – учтен контрольный купон электронного билета на поезд
В зависимости от порядка учета, установленного в учетной политике, для отражения электронного билета задействуем 50 или используем 60 и 76 счета. В нашем случае второй вариант.
3. Приступаем к созданию и заполнению авансового отчета:
В шапке указываем дату, ФИО, период командировки. Размер суточных и аванс отображаются автоматически.
Суточные, установленные коллективным договором ООО «Швейный поселок», не превышают 700 рублей для командировок по России, поэтому страховыми взносами и НДФЛ не облагаются.
Заполняем табличную часть, указывая в каждой строке реквизиты приложенных документов.
Внизу автоматически отображается расчет по авансу, суточным, расходам и получившийся перерасход.
Документ формирует проводки по расходам:
Дт 26 Кт 71 5201 – на проезд
Дт 26 Кт 71 8000 – на проживание
Дт 26 Кт 71 2100 суточные
Дт 26 Кт 76 3700 – на проезд
Как распечатать авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3
В программе предлагается две печатные формы: авансовый отчет и приходный ордер. На основании последнего приходуются материалы, полученные через физическое лицо.
Отправляем на принтер: Печать => Авансовый отчет (АО-1).
На оборотной стороне расписывается подотчетное лицо.
Нижняя отрывная часть – расписка о принятии в бухгалтерию документов отдается на руки работнику.
На лицевой стороне расписывается бухгалтер и главный бухгалтер. Последним визирует документ руководитель предприятия в правом верхнем углу. Печать ставить не требуется.
Будем рады, если изложенная информация будет полезна при работе с программой 1С Бухгалтерия 8.3.
